Er blijkt nog wel eens onduidelijkheid te zijn tussen e-mail adressen, aliasen, mailboxen en accounts. We hopen u met deze uitleg voldoende informatie te vertrekken zodat u dat onderscheid ziet en ook kunt toepassen bij het gebruik ervan.

E-mail adres

Een e-mail adres is datgene dat u aan andere doorgeeft als het adres waaronder zij u kunnen bereiken. Een adres is opgebouwd uit het domein en het zogenaamde lokale deel; gescheiden door een @-teken. Denk bijvoorbeeld aan helpdesk@iaf.nl. Dit is dus een adres binnen het domein iaf.nl. Indien u een eigen domein heeft, kunt u binnen dat domein zelf bepalen wat er voor het @-teken kan worden gebruikt. Er zijn hierbij wat beperkingen, maar die worden verderop aangegeven.

Ook een alias is een e-mail adres. In feite is er geen onderscheid tussen een alias en een e-mail adres. Ze zien er hetzelfde uit en de mailservers behandelen ze ook identiek. Waarom dan toch dat onderscheid? In de meeste gevallen refereert men met alias aan extra e-mail adressen die in dezelfde mailbox uitkomen als het primaire e-mail adres dat initieel is ingesteld. Zo is bijvoorbeeld initieel info@domein uitgereikt. Als men later informatie@domein als extra adres wil, dan noemt men dat vaak een alias.

Mailbox

Als mail verstuurd wordt en uiteindelijk op de mailserver aankomt, moet het ergens opgeslagen worden. Daar komt de mailbox om de hoek kijken. In principe is voor de buitenwereld niets zichtbaar van die mailbox. De mailserver heeft een lijst van alle te accepteren e-mail adressen met daarbij de mailbox waarin de mail moet worden opgeslagen. Voor de buitenwereld blijft die conversie verborgen.

Als de mail in de mailbox is opgeslagen, kunt u dat bekijken en ophalen door gebruik te maken van het account dat u toegewezen heeft gekregen. Met het bijbehorende wachtwoord ontsluit u de mailbox en kan uw mailprogramma bij de mail.

e-mail adres versus mailbox

Zoals u hierboven heeft gezien is er dus een duidelijk onderscheid tussen een mailbox en een mailadres. De mailbox is het fysieke deel terwijl een mailadres meer virtueel is. Er zijn eigenlijk oneindig veel combinaties te maken tussen een mailbox en een mailadres.

In een mailbox kan mail worden opgeslagen voor verschillende mailadressen. Niet alleen bovengenoemde voorbeeld met info en informatie. Als u meer dan 1 domein heeft, kunt u bijvoorbeeld alle mail naar info adressen van alle domeinen in dezelfde mailbox af laten leveren. Zo hoeft degene die voor het afhandelen van dergelijke mail verantwoordelijk is, niet allemaal mailboxen te openen.

Het is ook mogelijk om mail gericht aan 1 adres in meerdere mailboxen af te leveren. Zo is het mogelijk om mail gericht aan directie@bedrijf af te laten leveren in de mailboxen van de directeur zelf en die van zijn secretaresse. De secretaresse is dan altijd op de hoogte van e-mail en kan bijvoorbeeld zorgen voor een papieren archief. Daarnaast kan ze natuurlijk ook bepaalde mail afhandelen als de directeur tijdelijk afwezig is.

Opmerkingen

In de meeste mailservers worden bepaalde e-mail adressen gekoppeld aan bepaalde accounts. Adressen die niet opgenomen zijn in de mailserver zullen dus ook niet bij een account aankomen. Als u dus een adres wilt gaan gebruiken, dan dient u dat vantevoren met ons af te stemmen zodat wij ervoor kunnen zorgen dat mail gericht aan dat adres in de juist mailbox terecht komt.

Sommige mailclients gebruiken een verwarrende manier om aan te geven welk account bij welke server hoort. Dat doen ze door die twee te koppelen met het @-teken. Bijvoorbeeld mail00000@pop3.iaf.nl. Dit lijkt op een e-mail adres, maar is het niet echt. Sommige providers adverteren met de mogelijkheid om dat op die manier te gebruiken. Uit veiligheidsoogpunt is dat echter niet raadzaam. Een account is al de helft van de informatie die men nodig heeft om in te breken.

Als u mail voor een adres in meerdere mailboxen af laat leveren, is het raadzaam om alle reacties op die mail met een cc of bcc ook naar dat adres te sturen. Dan blijven de gebruikers van de andere mailboxen ook op de hoogte van eventuele reacties. Veel mailprogrammas bieden de mogelijkheid om bij bepaalde accounts of e-mail adressen die (b)cc automatisch op te laten nemen.